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Approvvigionamento-gestione cantina e acquisti

Approvvigionamenti:
Gli approvvigionamenti rappresentano gli acquisti di derrate fresche, che dovranno essere consumate lo stesso giorno, oppure

conservabili nel tempo come le bevande. I tempi di immagazzinamento variano in funzione della natura dei prodotti: un breve periodo per birre e succhi di frutta, da qualche giorno a qualche anno per i vini a volte anche numerosi anni per quei vini da lungo invecchiamento.
L'operazione che precede gli approvvigionamenti consiste nella "analisi e determinazione dei bisogni" che, per quanto riguarda la cantina, si riferisce ai tipi di bevande ed alla quantità da acquistare.
Le persone responsabili di queste funzioni sono diverse a seconda delle dimensioni dell azienda:
nelle piccole aziende è la stessa direzione con l'aiuto del Sommelier responsabile dei servizi relativi alla vendita delle bevande; nelle grandi aziende è il Food & Beverage Manager con l'aiuto di un provetto Sommelier; nelle grandi catene alberghiere è il Maître-Sommelier, il Wine Consultant, il Wine Manager o compratori professionisti. Diverse sono le variabili che possono determinare i bisogni in funzione degli approvvigionamenti di cantina. Fra queste possiamo citare. Lo studio preliminare del mercato, in relazione al tipo di clientela ed alle capacità di acquisto, oltre all analisi delle vendite e delle possibilità di immagazzinamento, che prevedano una vera e propria cantina, una del giorno ed una dei quantitativi in giacenza. Non di minore importanza sono i dati relativi al tipo di menu in funzione delle cucina proposta, nonché della stagione e della stagionalità che dovranno tener conto del clima e dell eventuale apertura stagionale dell azienda.  Ultimo fattore importante è quello relativo alle diverse opportunità da proporre come promozioni, sconti e facilitazioni di pagamento.
Approvvigionamento e Gestione della Cantina:
In una grande azienda,, come può essere il ristorante di alcuni alberghi, l'acquisto e la gestione delle bevande rientrano nei compiti del Foof & Beverage Manager o di una figura simile, mentre in un'azienda di dimensioni inferiori è spesso il sommelier ad accuparsi di tutto questo. i punti salienti sui quali organizzare l'approvvigionamento e la gestione della cantina sono innanzitutto uno studio di mercato relativo alla tipologia di clientela del locale ed alla sua capacità di spesa, un'analisi dettagliata delle tendenze di mercato della zona e delle rali possibilità di vendita, oltre che di quella della capacità di immagazzinamento in funzione delle dimensioni della cantina di stoccaggio e di quella del giorno. Alla fine di questa indagine preliminare, in collaborazione con lo chef e sulla base del menu proposto e della stagionalità dello stesso, si deve stilare una lista delle tipologie di vino da acquistare, entrando solo successivamente nel dettaglio e nella selezione delle diverse nazioni, regioni e zone, seguita da quella di vini e produttori.
Gli Acquisti:

L'acquisto delle bevande, soprattutto dei vini e di alcuni distillati, implica un forte impegno economico da parte dell'azienda, e di conseguenza è una fase molto delicata nell'impostazione delle scelte da operare. Le grandi bottiglie, per esempio, rappresentano un forte immobilizzo di capitali, con il rischio che se non venissero vendute potrebbero rappresentare un'ingente perdita economica. A questo punto ci si deve chiedere: dov'è l'errore? Nell'aver sopravvalutato le potenzialità del locale e della clientela o nella limitata capacità di vendita del sommelier, che non ha saputo offrire il prodotto nel modo migliore? In ogni caso, scelte sbagliate si possono rivelare un fattore decisamente negativo nella gestione della cantina, anche se la presenza in carta di qualche grande bottiglia dà lustro ed importanza al locale. L'acquisto dei vini e delle altre bevande deve essere quindi fatto con oculatezza, sulla base dei consumi e del controllo degli stock di cantina, che devono essere sempre aggiornati. Per poter usufruire di un buon servizio, il sommelier deve innanzitutto selezionare i fornitori, scelti tra i produttori, la cui conoscenza diretta è fondamentale per un professionista del settore, oppure tra i distributori ed i grossisti se le quantità da ordinare sono meno importanti. la fase successiva è quella di accertare la loro serietà, puntualità e regolarità nelle consegne, oltre alla stabilità e alla competitività dei prezzi dei vini, confrontati per tipologia e qualità. I potenziali fornitori vanno successivamente inseriti in uno schedario, meglio se in ordine alfabetico. Nella selezione dei vini entra in gioco un'altra abilità del sommelier, che deve saper degustare i vini, valutarne la loro qualità in senso assoluto e, cosa forse ancor più importante, il loro rapporto qualità/prezzo.
La Rotazione delle Scorte:

L'organizzazione della cantina prossoché perfetta, così come il controllo degli stock e la rotazione delle scorte. Le bottiglie devono essere suddivise per nazione, regioni e tipologie di vini, sistemate in  caselle numerate alle quali fare riferimento per i movimenti in entrata e in uscita, considerando le possibili perdite a causa di rotture accidentali. Per poter realizzare in modo moderno e funzionale questa attività, non si può prescindere dall'impiego del computer, che permette registrazioni e interventi immediati, soprattutto se l'azienda è fornita di un sistema che prevede lo scarico delle bottiglie in tempo reale, nel momento in cui viene fatta l'ordinazione da parte del cliente. Particolare attenzione deve essere riservata all'inventario di cantina, sia quello da realizzare periodicamente, sia quello effettuato alla fine dell'anno per la valutazione delle rimanenze finali; nel caso del vino, un prodotto acquistato oggi potrebbe restare in cnatina per diversi anni. Nonastante la normativa fiscale consenta di raggruppare le voci per categorie omogenee, oggi è bene lasciare questa facoltà a prodotti più generici, e nel caso dei vini evidenziare le rimanenze in modo più analitico. Questo vale anche nel caso, per esempio, di un'unica bottiglia di barolo rimasta, di un'annata e di un produttore specifico. Se è vero che così facendo si avrà un numero maggiore di referenze, è altrettanto determinante avere sempre sotto controllo il prezzo di acquisto e le quantità esatte di ciascuna tipologia. Meno utilizzati sono i metodi basati su principi piuttosto semplici, come il FIFO (first out, cioè la prima bottiglia che entra è la prima ad uscire), con i prezzi più recenti, edil LIFO (last in first out, cioè l'ultima bottiglia in entrata è la prima ad uscire) che, al contrario, fa riferimento ai prezzi più vecchi. Anche metodi come il CMP (costo medio ponderato) non trovano grande riscontro nel settore del vino, perché solitamente il produttore stabilisce il prezzo per il vino di una determinata annata nel momento in cui è posto sul mercato, e difficilmente questo prezzo subirà modifiche fino all'uscita dell'annata successiva. Oltre a questa impostazione generale, si devono sempre considerare le bottiglie regalate ed offerte in promozion, quelle rotte e quelle consumate dai dipendenti, quelle alterate o difettose. Per arrivare al prezzo di vendita della bottiglia al ristorante, al costo di acquisto devono essere addizionati i fattori relativi ai costi generali dell'azienda e a quelli specifici di gestione della cantina (affitto, personale addetto, ammortamento attrezzature e strumentazione, immobilizzo capitale bottiglie). Per ogni vino si deve quindi stabilire la quantità ideale di approvvigionamento, mediando fra il costo di stoccaggio e quello dell'ordine. una fase importante per controllare le giacenze ed organizzare l'appprovvigionamento è il momento dell'inventario, sia periodico sia di fine anno. Un tempo, tutti i movimenti venivano annotati su un apposito registro di cantina, scritto a mano dal responsabile, mentre oggi questo lavoro è svolto sempre più frequentemente con l'ausilio del computer, nel quale si possono inserire dati relativi alle ordinazioni e agli arrivi delle bottiglie, con nome del vino e del produttore, annata e prezzo, sconto applicato e modalità di pagamento. Questo sistema non permette solo un accurato controllo del carico e dello scarico delle bottiglie, ma con la preparazione di opportune schede per ogni vino, si può avere in tempo reale la situazione aggiornata nei minimi dettagli. Esistono, tral'altro, appositi programmi per la gestione della cantina, con le bottiglie che lampeggiano quando il loro numero scende al di sotto di una soglia prestabilita. le schede dei vini possono essere impostate in ordine alfabetico, per numero di codice o progressivo, suddivise per nazione o regione/zona. E' quindi evidente che il sommelier, per un'adeguata gestione della cantina, deve essere in grado di utilizzare i più semplici e specifici programmi informatici.